Avant de déplacer les courriels, inventoriez les boîtes, les calendriers, les contacts et les outils qui envoient des messages. La méthode de migration dépend de votre service actuel.
Une migration ne se limite pas aux messages
Vous voulez passer à Microsoft 365, changer de fournisseur ou mieux organiser les courriels de votre entreprise. Commencez par décrire ce que vous utilisez. Une boîte de réception visible dans Outlook ne montre pas nécessairement tous les éléments à reprendre.
Les calendriers, les contacts, les adresses partagées et les logiciels qui envoient des courriels ont aussi leur place dans le projet. Pour une petite équipe, il est utile de faire cet inventaire avec une personne qui connaît le fonctionnement quotidien.
Pourquoi la méthode dépend de votre fournisseur actuel
Microsoft décrit plusieurs méthodes de migration vers Microsoft 365 et Exchange Online. Le choix dépend notamment du système de départ. Une migration IMAP ne transfère pas les calendriers, les contacts et les tâches comme des messages : leur reprise doit être examinée séparément.
Ne choisissez donc pas une méthode sur la seule base du nombre d’employés. Il faut connaître l’endroit où résident les données, les accès disponibles et le contenu qui doit suivre. La liste des scénarios de migration Microsoft aide à identifier le parcours correspondant.
La liste à préparer
- Les utilisateurs : personnes actives, comptes encore nécessaires et comptes à examiner avant le transfert.
- Les adresses : adresses principales, alias et boîtes utilisées par plusieurs personnes.
- Le contenu : messages, archives, contacts et calendriers à reprendre.
- Les appareils : ordinateurs et téléphones sur lesquels la messagerie devra fonctionner.
- Les envois automatiques : formulaires du site, logiciel de facturation, imprimantes ou autres outils concernés.
- Le domaine : fournisseur du nom de domaine et personne capable d’en gérer les réglages.
Les mots de passe ne devraient pas être envoyés dans un formulaire de demande de prix. La transmission des accès nécessaires se prépare avec le fournisseur au moment de l’intervention.
Définir une bascule et des vérifications
Demandez un déroulement qui précise les préparatifs, le moment du changement, les actions attendues de l’équipe et les vérifications après transfert. Évitez une période où l’entreprise dépend fortement de sa messagerie, par exemple une campagne de vente ou une échéance administrative.
Un test utile consiste à envoyer et recevoir un message avec une adresse extérieure, puis à vérifier les accès sur les appareils convenus. Ajoutez les cas particuliers : répondre depuis une adresse partagée, retrouver un ancien dossier ou recevoir le message d’un formulaire Web.
Ne pas oublier le site et les outils de l’entreprise
Exemple fictif : les employés reçoivent leurs courriels après la migration, mais un formulaire de soumission continue d’utiliser un ancien service d’envoi. La messagerie semble fonctionnelle, pourtant des demandes peuvent ne plus arriver comme prévu. Ce type de dépendance doit figurer dans la liste des vérifications.
Précisez également les conditions de fermeture de l’ancien service. Les données à conserver, les validations et les responsabilités doivent être établies avant de supprimer un accès ou un abonnement.
Licences, intervention et suivi : trois postes à comprendre
Le prix des licences Microsoft ne représente pas tout le travail de migration. Une proposition doit distinguer l’abonnement, l’intervention et l’accompagnement prévu ensuite. La sauvegarde des comptes est aussi un sujet à traiter séparément de leur déplacement.
Pour préparer votre demande, rassemblez le fournisseur actuel, le nombre de comptes et les difficultés rencontrées. Effset propose un accompagnement Microsoft 365 pour les petites entreprises du Québec, y compris lorsque vous possédez déjà des licences. Consultez aussi les cinq vérifications à faire dans un environnement existant.